استفاده از عکس و تصوير در يک متن، آوردن و انتقال يک شيء در متن و استفاده از ابزارهاي ايجاد و ترکيب پست الکترونيک را داراست.
مهارت چهارم: صفحه گسترده ها
در اين مهارت، لازم است داوطلب مفاهيم پايه صفحه گسترده ها را فهميده و نشان دهد، توانايي استفاده از کاربردهاي صفحه گسترده در کامپيوتر شخصي را داراست. او بايد، دانش و توان انجام دستورات پايه ي مرتبط با توسعه، شکل دادن و استفاده از يک صفحه گسترده را دارا باشد. همچنين، بايد بتواند، اعمال رياضي و منطقي استاندارد را با استفاده از فرمولها و توابع پايه، انجام دهد داوطلب همچنين، بايد نشان دهد، صلاحيت لازم را براي استفاده از قابليتهاي پيشرفته تر صفحه گسترده ها، مانند آوردن و اتصال يک شيء و ايجاد نمودارها را درا است.
مهارت پنجم: بانکهاي اطلاعاتي
در اين مهارت، لازم ا ست داوطلب مفاهيم پايه بانکهاي اطلاعاتي را فهميده و نشان دهد، توانايي استفاده از بانکهاي اطلاعاتي در کامپيوتر شخصي را داراست. اين مهارت به دو بخش تقسيم مي شود، اولين بخش مهارت و توانايي داوطلب، در طراحي يک بانک اطلاعات ساده با استفاده از بسته هاي نرم افزاري استاندارد است و دومين بخش، توانايي او را براي بازيابي اطلاعات از يک بانک اطلاعات ايجاد شده ارزيابي مي کند. همچنين، داوطلب بايد قادر به ايجاد و اصلاح گزارشها باشد.
مهارت ششم: ارائه مطالب
در اين مهارت، لازم است داوطلب، شايستگي خود را در استفاده از ابزارهاي ارائه مطالب در کامپيوتر شخصي نشان دهد. او بايد قادر باشد وظايفي همچون ايجاد، شکل دادن و آماده کردن مطالب براي ارائه و نمايش را انجام د هد. وي همچنين، بايد توانايي ايجاد ارائه هاي متفاوت، متناسب با مخاطبان و موقعيت هاي مختلف را دارا بوده و بتواند اعمال پايه براي کار با گرافيک و نمودارها و استفاده از انواع مؤثر نمايش اسلايد را انجام دهد.
مهارت هفتم: اطلاعات و ارتباطات
اين مهارت، به دو بخش تقسيم مي شود: در بخش اول (اطلاعات)، داوطلب لازم است، توانايي انجام امور پايه جستجو دروب را با استفاده از نرم افزارهاي کاربردي و موتورهاي جستجوي رايج داشته باشد. همچنين، بايد بتواند، صفحات مورد نظر خود را نشان کند و گزارشات جستجو و صفحات وب را چاپ نمايد. در بخش دوم (ارتباطات)، داوطلب بايد قادر باشد از نرم افزارهاي پست الکترونيک براي ارسال و دريافت پيام، الحاق کردن يک فايل به پيام، سازماندهي و مديريت پيامها در فهرست و زير فهرستها استفاده نمايد (WWW.ICDL-iran.com) .

تأثير فناوري اطلاعات بر اداره سازمان ها
امروزه بيشتر سازمان هاي بزرگ داراي برنامه هاي دراز مدت فناوري اطلاعات هستند. پيشرفت هاي فناوري اطلاعات موجب شده است سرمايه گذاري روي آن در سازمان اقتصادي تر از گذشته باشد. در عين حال وجود يک بستر ارتباطي قوي چه در درون سازمان و چه بين سازمان و محيط خارج تأثيرات مهمي بر اداره سازمان مي گذارد. از اين رو مديران دقت زيادي در برنامه ريزي فناوري اطلاعات در سازمان به خرج مي دهند. از ديد مديريت برخي اثرات کاربرد دستاوردهاي ارتباطي به صورت زير است.
* دسترسي سهل و کم هزينه به اطلاعات فني کليه کارکنان با صرف انرژي و دقت کمتري مي توانند به اطلاعات فني و تخصصي مورد نياز خود دسترسي پيدا کنند.
* پيش پردازش اطلاعات. با استفاده از اين امکان وقت زيادي که صرف جستجو يا تبديل اطلاعات به قالب مورد نياز مي گردد، تقليل مي يابد.
* گردش سريع تر فرمانها. دستورالعمل و بخشنامه ها در سازمان و بهينه شدن مکانيزه ها و پيگيري کارها.
* دريافت سريع تر اخبار و اطلاعات تجاري. شامل وضعيت بازار، اوضاع اقتصادي و عملکرد رقبا.
* توزيع شدن عمليات سازمان. بسياري از عمليات در سطوح مختلف قابل توزيع شدن در فواصل دور جغرافيايي خواهند بود. به علاوه امکان تقسيم کار به صورت جزئي تر بين تعداد بسيار بيشتري از کارکنان به وجود مي آيد (ضيغمي، 1374).

کاربرد فناوري اطلاعات و ارتباطات در سازمان ها
سازمان ها و مؤسسات از فناوري اطلاعات به عنوان منبعي براي پردازش و دستيابي به اطلاعات بهره جسته اند و اين فناوري، سازمان ها را در جمع آوري و نگهداري، بازيافت و به کارگيري اطلاعات در حل مسايل خود ياري کرده است. فناوري اطلاعات علاوه بر تبديل داده ها به اطلاعات دانش، برتري هاي رقابتي بسياري را براي سازمان ها به ارمغان آورده است. از آن جمله:
* تأثير فناوري اطلاعات نظام يافته است.
* فناوري اطلاعات کاملاً نفوذ کننده و منتشر شونده است.
* فناوري اطلاعات شيوه زندگي را ارتقاء مي دهد.
* فناوري اطلاعات ابزارهاي مورد استفاده بشر را ارتقاء و متحول مي سازد.
* فناوري اطلاعات تجارت وسيعي را شامل مي شود و اثرات سازماني و اجتماعي بسياري به همراه دارد (صرافي زاده و ديگران، 1381) .
* فناوري اطلاعات خطاي انساني درشبکه پردازش اطلاعات سازماني را کاهش مي دهد.
* از مشخصه هاي فناوري جديد برقراري ارتباط سريع تر بين کارکنان است، اين ارتباط و انتقال مبني بر سرعت رشد وسايل ارتباط جمعي الکترونيکي است که تا چند سال قبل ناشناخته بود (گوهر دوست، 1378) .
* فناوري اطلاعات امکان انتشار اطلاعات را در سطح وسيع اما با هزينه اي کم امکان پذير مي گرداند و امکان انتخاب اطلاعات مفيد و مورد نظر را مي دهد.
* فناوري اطلاعات مشاغل را غني تر مي سازد و به آن معني مي دهد (دفت ريچارد، 1377).

جدول 3-2

چارچوب مناسبي را براي فناوري اطلاعات و کاربردهاي آن ارائه مي دهد.
بررسي ها، بيانگر اين است که سازمانها عمدتاً در 4 زمينه زير از فناوري اطلاعات بهره
مي گيرند.
1- امور پردازشي اطلاعات
2- امور تصميم گيري
3- اشتراک اطلاعات از طريق محاسبات غير تمرکزي
4- نوآوري (صرافي زاده، 1383).
امور پردازشي اطلاعات
در امور پردازشي سازمان به جمع آوري، تبديل، ايجاد، نگهداري و ارسال اطلاعات
مي پردازد.
امور تصميم گيري
در امور تصميم گيري سيستم ها به تحليل اطلاعات پردازش شده و حمايت از تصميم گيرندگان سازمان مي پردازد.
اشتراک اطلاعات از طريق محاسبات غير تمرکزي
محاسبات غير تمرکزي محيطي است که در آن، توان پردازش سازمان به بخش ها و واحدهاي مختلف و افراد تقسيم گرديده و در آن از رايانه هاي کوچک روميزي و کيفي استفاده
مي شود و از طريق ارتباطات محيطي فراهم مي گردد که افراد مي توانند از طريق دسترسي به پايگاه داده ها به داده هاي مشترک دسترسي يابند.
نوآوري
بکارگيري فن آوري اطلاعات، مي تواند به خلق نوآوري در سازمان در ارائه کالا يا خدمات و يا حمايت از مشتريان و بهره مندي از برتري رقابتي منجر شود.
طي دهه گذشته، شش روند اساسي به طور قابل ملاحظه اي، روش استفاده از فن آوري را تغيير داده است:
1- بهره گيري از فن آوري اطلاعات، جهت دگرگون سازي سازمان
2- استفاده از فن آوري پردازشي اطلاعات، به صورت بخشي از استراتژي هاي سازمان
3- فن آوري، به عنوان بخش حياتي از محيط کار سازمان
4- بهره گيري از فن آوري، در حمايت و پشتيباني از کارکنان دانشي
5- ارتقاء رايانه از ابزاري محاسباتي به رسانه اي ارتباطي، جهت برقراري ارتباط
6- رشد اينترنت و شبکه گستردة جهاني
اين روند، به مفهوم اين است که مديران بايد توانايي درک و کاربرد فن آوري اطلاعات را داشته باشند. کار با رايانه و توانايي بهره برداري از شبکه اينترنت از ضروريات مهارت هاي مديران و کارکنان در عصر نوين است. امروزه رايانه همان نقشي را ايفا مي کند که تلفن ها در چند دهه گذشته اند. بنابراين فن آوري اطلاعات، بخش تفکيک ناپذير از مشاغل مديران و کارکنان است (صرافي زا ده، 1383).
مديران ارشد بايد ارزش فن آوري اطلاعات را در تحقق اهداف سازمان و موقعيت خود در نظر داشته باشند. مطالعه انجام شده از مؤسسه شيکاگو به بررسي ميان آگاهي مديران ارشد از اهميت فن آوري اطلاعات در هزاره جديد پرداخت. نتايج اين مطالعات نشان داد که:
– فن آوري اطلاعات و مديريت اطلاعات از اولويت هاي اصلي مديران ارشد است.
– نود درصد از پاسخ دهندگان، فن آوري اطلاعات را عامل ضروري در توفيق آتي کسب و کار خود دانسته اند.
– يک سوم از پاسخ دهندگان بر بهره برداري از فن آوري اطلاعات به منزله عامل حياتي موقعيت خود تأکيد داشته اند.
– بيست و شش درصد، توفيق کنوني خود را در بهره گيري موثر از فن آوري اطلاعات و پيشگامي در آن و سي و سه درصد نيز توفيق آتي خود را در بهره گيري از فن آوري اطلاعات و کاربردهاي نوين آن دانسته اند.
– پنجاه و هشت درصد از پاسخ دهندگان کاهش برتري رقابتي را به عنوان عواقب عدم همگامي با فن آوري اطلاعات و سيزده درصد نيز ورشکستگي در کسب و کار را از عواق محتمل آن مي دانند (لوکاس، 2000) .

اقدامات سازمانها و مؤسسات به منظور به کارگيري فن آوري اطلاعات
آموزش فن آوري
* کارکنان دانشي
احتمالاً، بزرگترين گروهي که مي بايست، تحت آموزش قرار گيرند، آنهايي هستند که با فن آوري سرو کار دارند. کارکناني که شغل شان ارتباط مستقيمي با فن آوري اطلاعات ندارد، ولي فن آوري اطلاعات، در ايفاي نقش هاي آنان اهميت خاصي دارد. اين افراد بايستي با حداقل دانش از کامپيوتر، شبکه و نرم افزارهاي کاربردي عام، تجهيز شوند. امروزه، اکثريت جامعه به دليل گسترش مفاهيمي مانند تجارت الکترونيکي و خدمات که از طريق شبکه، به کاربران ارائه مي شود، بايستي بتوانند با اينترنت کار کنند.
* حرفه اي هاي سيستم هاي اطلاعاتي
افرادي هستند که مستقيماً در فن آوري اطلاعات فعاليت مي کنند. اين افراد عبارتند از، برنامه نويسان، تحليل گران سيستم، مديران سيستم ها و ديگر کارکنان پشتيباني سيستم ها، اين افراد بايستي آموزشهاي مرتبط با شغل را طي کنند و به طور عميق و کارشناسانه در بکارگيري فن آوري آموزش مستمر داشته باشند.
* کارکنان رابط
افرادي که نقش واسطه بين کاربران و حرفه اي هاي سيستم هاي اطلاعات را به عهده دارند. اين افراد به دانش تفصيلي فن آوري اطلاعات نياز ندارند و بايستي از کاربردهاي فن آوري و پيوند آن با محيطهاي کسب و کار آگاهانه داشته باشند.
* کارگران و کارکنان دفتري که از کامپيوتر استفاده نمي کنند.
امروزه، کارگراني که در توليد فعاليت مي کنند، بايد با شرايط نوين توليد و محيط کاري جديد آشنا شوند. هم اکنون، در بسياري از کارخانجات از ماشين هايي استفاده مي شود که مبناي آنها الکترونيک و هدايت کامپيوتر است. اين افراد، بايد آموزشهاي لازم جهت کار با اين سيستم را طي نمايند و بتوانند دانش خود را با محيط سازماني سازگار نمايند.
در دفاتر نيز امروزه، با پيشرفت فن آوري اطلاعات و سيستم هاي اتوماسيون اداري، کارکنان نياز به آگاهي کامل از فن آوري و کاربردهاي آن دارند. اين افراد، بايد بتوانند از سيستم ها در جهت انجام وظايف شغلي شان بهره گيرند (صرافي زاده، 1383) .

تاثير تغييرات فن آوري اطلا
عات در سازمانها
به طور کلي، فن آوري اطلاعات برتري هاي زير را در سازمان ارائه کرده است.
* ارائه روش نويني در طراحي سازمان و ساختار
* ايجاد روابط جديد بين مشتريان و تأمين کنندگان از طريق ارتباطات الکترونيکي
* ارائه فرصتي براي انجام تجارت الکترونيک که به کاهش زمان خريد، افزايش توان شناسايي تأمين کنندگان و ايجاد آرامش خاطر براي مشتريان مي انجامد.
* توانايي ايجاد کارايي قابل ملاحظه در توليد و ارائه خدمات، از طريق تبادل الکترونيکي
داده ها و تسهيل توليد به هنگام
* تغيير در ماهيت رقابت و ساختار صنعت
* ايجاد هماهنگي بيشتر در گروه ها و ارتقاء دانش و آگاهي سازمان از طريق ساز و کارهايي مانند نرم افزارهاي گروهي
* ايجاد ساز و کارهايي جهت کسب دانش کارکنان و اشاعه آن در سطح سازمان
* مشارکت در بهره وري و انعطاف پذيري کارکنان دانش سازمان
* ايجاد فرصتي براي کشورهاي در حال توسعه براي رقابت با کشورهاي صنعتي
فن آوري اطلاعات مي تواند علاوه بر رشد درآمدها و کاهش هزينه ها مزاياي متعددي براي سازمان به همراه داشته باشد:
* توانايي کسب اطلاعاتي که در گذشته امکان پذير نبوده است
* کسب اطلاعات به هنگام و به موقع
* بهبود عمليات سازمان
* توانايي انجام محاسباتي که قبلاً ميسر نبوده است
* کاهش فعاليتها و کارهاي دفتري
* بهبود در کيفيت و دقت در کارها
* بهبود تصميم گيري
* ارتباطات و هماهنگي بيشتر در سطوح مؤسسه
* بهبود خدمات مشتريان
* ايجاد پيوند بين مشتريان و تدارک کنندگان کالا
* کاهش زمان فرايند کالا
* پشتيباني از استراتژيهاي سازمان
* بهبود رقابت
* بهبود و طراحي مجدد فرايندهاي کار
* سازماندهي و طراحي مجدد سازمان از طريق متغيرهاي فن آوري اطلاعات (لوکاس، 1996).
با رشد و توسعه فن آوري اطلاعات و کاربردهاي آن مي توان دريافت که به کارگيري و استقرار آن در سازمانها، تغييرات عمده اي در سازمان به همراه دارد. اين تغييرات در زمينه هاي مختلف سازمان قابل درک و مشاهده است. اثرات حاصل از فن آوري اطلاعات را در سه بعد سازماني، فردي و اجتماعي مي توان بررسي کرد (صرافي زاده، 1383).
1- اثرات سازماني
* سلسله مراتب سازماني
بکارگيري فن آوري اطلاعات و به طور خاص سيستم هاي اطلاعاتي به تسهيل کنترل و نظارت در سازمان مي انجامد و از طريق حيطه نظارت مديران، برخلاف ساختارهاي سنتي که يک محدوديت به حساب مي آمد، مي تواند گسترش يابد. گسترش حيطه ي نظارت، تعداد مديران سطوح مياني و کارشناسان را کاهش مي دهد و از طريق تعداد سطوح مديريتي در بخش هاي مياني سازمان، تقليل مي يابد. همچنين فن آوري اطلاعات از طريق مهندسي مجدد به تقليل فرايندها، کاهش زمان انجام کارها و تعداد منابع انساني در سطح عمليات مي انجامد. که در نهايت، کاهش نيروي انساني در عمليات در کنار گسترش حيطه ي نظارت مديران از طريق به کارگيري سيستم هاي مکانيزه، کارايي مديران و سازمان را به طور چشم گيري ارتقاء مي دهد.
* تغيير در سرپرستي
انجام کارها به صورت مکانيزه و امکان ذخيره سازي نتايج آن در سيستم و امکان دنبال کردن فرايند انجام کارها، سرپرستان را قادر مي کند تا وظايف کنترل و نظارت خود را به طور مؤثرتري انجام دهند. رشد کار از دور، شيوه هاي سرپرستي گذشته را عملاً با مشکل مواجه مي کند. در شيوه نوين ساز و کار سازماني، سرپرستي از طريق نظارت مستقيم بر کار افراد و تعاملات فيزيکي در هدايت آنها عملاً به صورت الکترونيکي و به طور نامحسوس انجام مي


دیدگاهتان را بنویسید